Einsichtsrecht des Arbeitnehmers und des Betriebsrates in die Personalakte
DSGVO Art 6, 9, 15, 82-83; ArbVG §§ 89, 91
Informationen bezüglich der Einsicht und der Auskunft des Arbeitnehmers in die eigene Personalakte und Handlungshinweise bei Verweigerung. Der Betriebsrat darf Einsicht in die Lohn- und Gehaltslisten und in die Gesundheitsdaten, vorbehaltlich der Personalakten, nehmen.
Einsichtsrecht des Arbeitnehmers
Die Verarbeitung personenbezogener Arbeitnehmerdaten erfolgt gemäß Art 6 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Damit werden umfangreiche und besonders geschützte personenbezogene Daten in Personalakten enthalten sein. Die Unterlagen der Personalakten müssen in jedem Fall im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen.
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer bei typischen Anstellungsverhältnissen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Bereich, ein Recht auf Einsicht in Ihre Personalakte.
Inwieweit spezifische Vereinbarungen existieren, die dieses Recht beschränken kann nicht beurteilt werden.
Sollte es Probleme bei der Einsicht geben, muss diese arbeitsrechtlich erzwungen werden. Auf jeden Fall sollte die Einsicht dokumentiert (=schriftlich) verlangt werden, ebenso wie die Verweigerung. Im Bereich des öffentlichen Dienstes kann auch ein Bescheid der Ablehnung der Akteneinsicht verlangt werden. In diesem Fall können gegen den Bescheid Rechtsmittel erhoben werden.
Ein Auskunftsrecht des Arbeitnehmers über seine vom Arbeitgeber gesammelten Daten ergibt sich aber auch unmittelbar aus § 15 DSGVO. Folglich kann ein Arbeitnehmer ein Auskunftsbegehren geltend machen, um seine hinterlegten Daten in der Personalakte zu prüfen. Schließlich kann er verordnungswidrig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen lassen. Eine Nichtbefolgung des Auskunftsbegehrens wird gemäß Art 83 Abs 5 DSGVO mittels einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde mit bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des letzten weltweiten Jahreseinkommens sanktioniert. Weiters können Betroffene gemäß Art 82 DSGVO für materielle und immaterielle Schäden eine Schadenersatzklage beim Zivilgericht einbringen.
Einsichtsrecht des Betriebsrates
Der Betriebsrat ist ein Organ zur Arbeitnehmervertretung. Seine Aufgabe ist es für die Rechte der Arbeitnehmer einzutreten. Die Befugnisse des Betriebsrates, insbesondere das Recht auf Einsicht in die Unterlagen bezüglich der Bezahlung von Arbeitnehmern und in die Personalakten, sind im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) festgeschrieben. Gemäß 89 Abs 1 ArbVG darf der Betriebsrat in die betrieblichen Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen der Arbeitnehmer, sowie in die Unterlagen für Lohn- und Gehaltsverrechnung, Einsicht nehmen. Dieses Einsichtsrechts des Betriebsrates verlangt keine Zustimmung des Arbeitnehmers. Hingegen ist die Einsichtnahme in die Personalakten gemäß § 89 Z 4 ArbVG an die Zustimmung der Arbeitnehmer gebunden. Daher darf der Betriebsrat nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers Einsicht in einen Dienstvertrag nehmen. Die Zustimmung des Arbeitnehmers ist darüber hinaus ebenfalls notwendig, wenn gemäß Art 91 Abs 2 ArbVG automationsunterstützt personenbezogene Daten der Arbeitnehmer aufgezeichnet werden - es sei denn, dass sich aus dem § 89 ArbVG ein „unbeschränktes Einsichtsrecht des Betriebsrates ergibt“.
Bei Krankenstandsaufzeichnungen (Gesundheitsdaten) handelt es sich allerdings um besondere Kategorien personenbezogene Daten gemäß Art 9 DSGVO. Hier ist die Zulässigkeit nach Datenschutzgesetz zu beurteilen. Die Verwendung von Krankenstandsaufzeichnungen ist dann nicht verletzt, wenn eine Einwilligung des Arbeitnehmers oder eine ausdrückliche gesetzliche Regelung zur Verwendung der Daten besteht. Die Zulässigkeit der Verwendung von Krankenstandsdaten ist gegeben, wenn dem Betriebsrat nach dem Arbeitsverfassungsgesetz diesbezügliche Befugnisse eingeräumt werden. Folglich darf der Betriebsrat für die Überprüfung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Einsicht in Krankenstandsaufzeichnungen nehmen.
Mit Ausnahme der Personalakten können sich daher Arbeitnehmer nicht gegen ein Einsichtsrecht des Betriebsrates wehren.
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